プライバシーポリシー

制定日：2026年7月16日

冠城研究所（以下「当研究所」）は、契約管理・契約審査支援ソフトウェア「契約番所」（以下「本ソフト」）の提供事業に関して取り扱う個人情報について、以下のとおり方針を定めます。

本ポリシーのスコープ：本ポリシーは、当研究所が自ら取得・保有する個人情報（申込・契約・サポート・問い合わせに伴う担当者情報等）を対象とします。利用者が本ソフトに入力・保管する契約データその他のデータ（契約当事者の氏名等を含む場合があります）は、利用者の管理下にあり、本ポリシーの直接の対象ではありません。当該データの取扱い・適法性確保は利用者の責任に属します（利用規約 第7条・第8条）。

第1条（事業者情報）

名称冠城研究所
所在地東京都渋谷区神宮前5丁目51番8号 ラ・ポルト青山 2F-7
代表者冠城 宏幸（興梠 宏幸）
個人情報保護管理者・問い合わせ窓口個人情報保護管理者：代表 冠城 宏幸（興梠 宏幸）／問い合わせ窓口：冠城研究所 お客様窓口（第14条に記載）

第2条（取得する個人情報の項目）

当研究所は、本ソフトの提供事業に関して、次の個人情報を取得することがあります。

  1. 申込・契約に関する情報：利用者（法人・個人）の担当者の氏名、所属部署、役職、メールアドレス、電話番号、住所、請求・支払いに関する情報。
  2. サポート・問い合わせに関する情報：問い合わせ・サポート対応の過程で取得する氏名、連絡先、問い合わせ内容、やり取りの記録。
  3. データ移行代行・初期セットアップ支援等の役務に伴う情報：当該役務の提供のために利用者から委託を受けて取り扱う、利用者の保有する文書等に含まれる個人情報（第6条に定める受託取扱い）。
  4. 当研究所のウェブサイトの利用に関する情報：アクセスログ、Cookie 等を通じて取得する情報（第13条）。

注：本ソフト自体は、利用者の端末（ローカル環境）で動作します。当研究所は、本ソフトを通じて利用者の契約本文・入力内容・APIキーを当研究所のサーバーへ送信させ、又はこれらを取得・保有することはありません（第5条）。

第3条（取得の方法）

当研究所は、申込書・契約手続、メール・問い合わせフォーム等の連絡、役務提供の過程、及びウェブサイトの閲覧を通じて、適正かつ適法な手段により個人情報を取得します。

第4条（利用目的）

当研究所は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。

  1. 本ソフトの利用許諾契約の締結・履行、利用料の請求・収納その他の取引管理のため。
  2. 本ソフトに関する問い合わせ対応、サポート、保守・アップデートの案内のため。
  3. データ移行代行・初期セットアップ支援等、利用者から依頼された役務の提供のため。
  4. 本ソフト・サービスの改善、新機能・新サービスの案内（本人が受領を希望しない場合は停止します）のため。
  5. 法令の遵守、権利の行使・防御、紛争対応のため。
  6. 上記に付随する連絡・通知のため。

第5条（本ソフトにおけるデータの取扱い・外部送信）

  1. 本ソフトは利用者の端末内で動作し、契約データ・設定・APIキー等は利用者の端末に保存されます。当研究所はこれらを取得・保有しません。
  2. 利用者が本ソフトに入力した契約書等のテキストは、利用者が選択した外部のAIプロバイダ（Anthropic, OpenAI, Google 等）の公式APIへ、利用者自身の契約・認証情報（BYOK）に基づいて送信・処理されます。当該送信は利用者を主体とするものであり、当研究所は当該送信処理に関与せず、送信されるデータ・APIキーを保持・参照しません（利用規約 第7条第1項）。
  3. 利用者がCLI（コマンドラインツール）方式の連携を選択した場合も、前項と同様です。入力データは利用者自身が契約するCLI提供事業者へ送信され、当研究所は当該送信に関与しません（同 第7条第2項）。
  4. 知識連携機能（NotebookLM 等）には、固有名詞を一般化した論点のみが送信され、契約本文そのものは送信されません。当該連携は利用者自身のクラウドアカウント認証を用い、当研究所は当該認証情報を保持・参照しません（同 第7条第3項）。
  5. 当研究所は、APIキー及び契約本文そのものを監査ログに記録しません（同 第7条第4項）。

第6条（役務提供に伴う個人情報の受託取扱い）

  1. 当研究所は、データ移行代行・初期セットアップ支援等の役務を提供する場合、利用者から委託を受けて、利用者の保有する文書等に含まれる個人情報を取り扱うことがあります。
  2. 当該取扱いにおいて、当研究所は委託の趣旨に従い、利用者の指示の範囲内でのみ個人情報を取り扱い、役務の完了後は、利用者の指示に従い当該個人情報を返却又は消去します。
  3. 当該取扱いの具体的な範囲・期間・安全管理措置は、別途、利用者との間で定めます。

第7条（第三者提供）

  1. 当研究所は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人情報を第三者に提供しません。
    1. 法令に基づく場合。
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    4. 国の機関等の法令の定める事務への協力のために必要があるとき。
  2. 前条に定める受託取扱い及び次条に定める委託に伴う提供は、第三者提供には該当しません。

第8条（委託）

  1. 当研究所は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を第三者に委託することがあります（例：クラウドサービス〔電子メール、ファイル保管、ウェブサイトのホスティング、問い合わせフォームの受付〕等）。
  2. この場合、当研究所は、委託先について適切な選定を行い、委託契約の締結その他の必要かつ適切な監督を行います。

第9条（外国にある第三者への提供）

当研究所が、外国にある第三者（外国のクラウド事業者等）に個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報保護法その他の関係法令に従い、必要な情報提供・措置を講じます。

注：利用者が選択したAIプロバイダ（海外事業者を含む）への契約本文の送信は、第5条のとおり利用者を主体とする送信であり、当研究所による外国第三者提供ではありません。

第10条（安全管理措置）

当研究所は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために、組織的・人的・物理的・技術的に必要かつ適切な措置を講じます。本ソフトにおいては、保管されるAPIキーをWindowsの保護機構（DPAPI）により暗号化し、共有機能を利用する場合の同期データを暗号化する等の技術的措置を実装しています。

第11条（漏えい等が発生した場合の対応）

当研究所は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失、毀損その他個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が発生した場合には、個人情報保護法その他の関係法令に従い、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知その他必要な措置を行います。

第12条（保有個人データの開示・訂正・利用停止等の請求）

  1. 本人は、当研究所に対し、自己の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者提供の停止を請求することができます。
  2. 請求は、第14条の窓口に対し、当研究所所定の方法により行うものとします。当研究所は、本人確認を行ったうえで、法令に従い遅滞なく対応します。
  3. 開示等の請求に係る手数料：無料とします。

第13条（Cookie・アクセス解析）

当研究所のウェブサイトでは、サービス向上・統計分析のためにCookie等を利用し、アクセス解析ツールを使用することがあります。利用者はブラウザ設定によりCookieを無効化できます。

第14条（お問い合わせ・苦情の申出先）

本ポリシー及び保有個人データの取扱いに関する問い合わせ・開示等の請求・苦情は、次の窓口にて受け付けます。

  1. 窓口名：冠城研究所 お客様窓口
  2. メール：kamurogi.labo@gmail.com
  3. 受付時間・方法：メールまたはウェブサイトのお問い合わせフォームにて24時間受け付け、1〜3営業日以内を目安にご返信します。

第15条（本ポリシーの改定）

当研究所は、法令の改正、事業内容の変更その他相当の理由があるときは、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本ソフト内表示又は当研究所所定の方法により周知します。

制定日：2026年7月16日　冠城研究所

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